Scouting Hintham - Sample Data-Articles

Sample Data-Articles

Privacybeleid scouting Hintham (St. Christoffel) (Versie: 2025-04-01)

Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen

organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De

gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online

(SOL). Als lid, heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens, en heb je de mogelijkheid

deze te bewerken en om gegevens af te schermen. Hoe we met deze gegevens omgaan staat

beschreven op https://www.scouting.nl/privacy.

Daarnaast hebben wij als scouting Hintham een aantal aanvullingen op het privacybeleid

van Scouting Nederland. Deze staan hieronder beschreven:

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via de ledenadministratie. De gegevens van het inschrijfformulier

worden, zodra het lidmaatschap ingaat, geregistreerd in Scouts Online. Vervolgens wordt het

inschrijfformulier gearchiveerd door de ledenadministratie. Na uitschrijving zal het formulier binnen

één jaar uit het archief gehaald en vernietigd worden. V oor Scouts Online zie het privacy statement op

https://www.scouting.nl/privacy.

Formulieren omtrent gezondheids-/informatie, activiteiten en kampen

Scouting Hintham hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein

hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Dit geldt voor zowel de reguliere

draaidagen als voor activiteiten zoals een overnachting of kamp. Het is in dat geval noodzakelijk dat

de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk

hierbij aan voedselallergieën en medicijngebruik.

V oor deze gelegenheden wordt gebruik gemaakt van een combinatie van een ouderverklaring en een

activiteitenformulier. Deze dienen te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De

ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard in een map en niet digitaal geregistreerd. De

formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden jaarlijks

door de ouder(s)/verzorger(s) van het lid doorgenomen om te controleren of de gegevens nog actueel

zijn. Hierbij wordt ervoor gezorgd dat de ouder(s)/verzorger(s) alleen het voor hun kind bestemde

formulier kunnen inzien. Na uitschrijving zullen de formulieren binnen één jaar uit de map worden

gehaald en vernietigd.

Indien een jeugdlid tijdens een kamp bepaalde medicijnen moet gebruiken, wordt door de

ouder/verzorger ook een medicijnverklaring ingevuld. Hierin staat specifiek opgenomen welk medicijn

gebruikt wordt, op welke tijdstippen, met welke doseringen etc. Dit formulier is alleen geldig

gedurende de op het formulier aangegeven periode en wordt na het verstrijken van die periode uit de

map gehaald en vernietigd.Financiële gegevens

V oor de financiële administratie maakt Scouting Hintham gebruik van automatische

machtigingen. Op het inschrijfformulier wordt deze machtiging verleend door de

ouder(s)/verzorger(s). De inschrijfformulieren worden op papier bewaard door de

ledenadministratie en de machtigingsgegevens worden geregistreerd in

ledenadministratiesysteem Scouts Online. V oor Scouts Online staat het privacy

statement op https://www.scouting.nl/privacy. Ook de penningmeester van Scouting

Hintham heeft inzicht in de financiële gegevens. Na uitschrijving zal het formulier

binnen één jaar uit het archief gehaald en vernietigd worden.

Contact via de E-Mail

V oor het verzenden van e-mails wordt indien mogelijk van het mailsysteem van SOL gebruik

gemaakt. Echter biedt dit pakket niet in alle omstandigheden de juiste mogelijkheden. In die

gevallen wordt mail vanuit het mailprogramma van de verzender gestuurd. In het geval van een

mail gericht aan meerdere geadresseerden, is het de regel om de adressen in het bcc-veld te

plaatsen zodat de adressen van de geadresseerden voor elkaar verborgen blijven.

Sociale Media en Beeldmateriaal

Scouting Hintham maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie

van de vereniging en als herinnering. Dit materiaal is vooral bedoeld om op onze sociale media

pagina’s te plaatsen (waaronder Facebook, Instagram en onze website). Op deze manier kunnen

anderen zien wat voor leuke activiteiten er zoal georganiseerd worden. V oor de leden zelf kan het

een leuk aandenken zijn aan een geslaagde draaidag. Bij het plaatsen van dit materiaal worden de

namen van de kinderen niet benoemd. De namen zullen dan ook niet als omschrijving bij de

foto’s staan en kinderen worden niet in foto’s getagd. Verder kunnen de gemaakte foto’s ook

incidenteel gebruikt worden bij bijvoorbeeld het maken van folders, herinneringsboekjes, flyers

etc. In deze gevallen zal specifiek om toestemming gevraagd worden aan de ouders/verzorgers.

Op het activiteitenformulier kan door de ouder/verzorger aangegeven worden of er

foto’s/filmpjes van het jeugdlid op sociale media geplaatst mogen worden. Indien hier geen

toestemming voor wordt gegeven dient de speltakstaf er zorg voor te dragen dat dit ook niet

gebeurt.

Nieuwsbrief

Scouting Hintham maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante

lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief of op hun, in

SOL geregistreerde, e-mailadres. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out (aangeven dat er geen

interesse is voor het ontvangen van de nieuwsbrief).

Wijzigingen beleid

Scouting Hintham past haar privacybeleid indien nodig van tijd tot tijd aan om deze up-to- date

te houden. Op de website zal de meest recente versie van onze privacyverklaring worden

opgenomen. Alle wijzigingen dienen door de groepsraad te worden goedgekeurd. Bij belangrijke

wijzigingen zal Scouting Hintham alle leden hiervan per email op de hoogte stellen.

De welpen van de sioniehorde zijn

jongens en meisjes van 7 tot 10 jaar.

Iedere zaterdagochtend van 11.15 - 13.30uur komen we bij elkaar om er die ochtend weer een feest van te maken. Als themaverhaal bij de welpen hebben we het Jungleboek.

Het Jungleboek is het verhaal van Mowgli, een jongetje die is verdwaald in de rimboe. Mowgli wordt gevonden door de wolf Raksha die hem opneemt in haar nest. Mowgli groeit op tussen de jonge wolven, de welpen.

We doen bij de welpen iedere week wel weer iets anders. Een spel, knopen, koken of een

tocht uitzetten en lopen zijn enkele voorbeelden. Meestal is buiten de plaats waar we te vinden zijn. Soms gaan we ook naar de bossen om een uitdagend spel te doen. Of we gaan een uitstapje maken naar een leuke en leerzame plaats, een excursie wordt dat dan genoemd.

Ieder jaar gaan we ook op weekend, waar we leuke dingen doen. Een thema ontbreekt dan niet aan zo een weekend. Meestal gaan we naar een blokhut in een andere plaats. Dit weekendje hebben we als voorbereiding op het zoemerkamp. Met het zomerkamp gaan we de hele week naar een andere blokhut. We hebben die week dan een zomerkamp thema waarin we veel dingen doen. Ook dat thema is elk jaar weer verschillend

Kortom: bij de welpen is het ieder keer weer een ander leuk avontuur.

Wil jij 3 x gratis mee komen doen om te ontdekken

of de welpen iets voor jou is?

klik dan hier.

De Welpen van de estahorde zijn

jongens en meisjes van 7 tot 10 jaar.

De welpenbestaan uit 4 stellen (kleine groepjes van ongeveer 6 kinderen). Iedere zaterdagochtend (van 11.30 tot 13.45 uur) komen wij bij elkaar om spannende avonturen te beleven in de jungle.

Ze leren dan allerlei nieuwe dingen zoals maaltijden koken en broodjes bakken, ook doen ze leuke spelletjes, knutselen zo nu en dan, spelen in de bossen, gaan vlotvaren én zo vaak als ze kunnen gaan ze op uitje (b.v. naar de brandweer, een maisdoolhof, de duinen of naar Nemo in Amsterdam). Één keer per jaar wordt er met z'n allen aan het verdienen van een insigne gewerkt.

Natuurlijk gaan ze ook op weekend en op zomerkamp. Ze gaan zelfs twee keer per jaar op weekend. Één keer in de eigen blokhut, dat heet het oefen-oefen-weekend. Dan worden alle nieuwe welpen geinstalleerd. De kinderen die er het langst bij zitten krijgen dan een speciale taak als steller of hulpsteller van hun groepje. Één keer per jaar gaan ze naar een andere blokhut of kampeerboerderij in de buurt, dat heet dan het oefen-Weekend (oefenen voor het zomerkamp).

Het Zomerkamp is altijd de grote afsluiter van het seizoen en wordt in de 1e week van de zomervakantie gehouden (ook in een blokhut of kampeerboerderij, alleen wat verder weg) Ieder zomerkamp heeft zijn eigen thema; Hollywood, teletijdmachine of bijvoorbeeld ridders & jonkvrouwen.

Wil jij 3 x gratis mee komen doen om te ontdekken

of de welpen iets voor jou is?

klik dan hier.

Een veilige omgeving is belangrijk. Zeker binnen Scouting, waar je met minderjarigen werkt. Dit betekent dat, naast de aanwezigheid van een fysiek veilige (speel)omgeving en veilige materialen, alle leden zich ook veilig moeten kunnen voelen.

1. Sociale veiligheid

Sociale veiligheid binnen onze groep betekent dat leden zich beschermd weten en voelen tegen grensoverschrijdend gedrag in de vereniging. Onder grensoverschrijdend gedrag verstaan we het overschrijden van normen (gedragscode) en de wet, zoals zeden, verduistering, pesten, groepsdruk, geweld etc. Samen met Scouting Nederland werken wij actief mee aan de bescherming van alle leden op lokaal, regionaal en landelijk niveau. Bewustwording en preventie zijn belangrijke ingrediënten die bijdragen aan een sociaal veilige omgeving.

Aanstellingsbeleid

Om te zorgen dat de wensen en verwachtingen van (nieuwe) vrijwilliger(s) matchen met de wensen van onze organisatie voeren wij een intake gesprek. Daarnaast dient een staflid ook de trainingen van de Scouting Academy te volgen. Daarnaast wordt hij/zij gewezen op de gedragscode van Scouting Nederland.

Vrijwilligers die bij Scouting Hintham aan de slag gaan, moeten een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overleggen (deze wordt door ons aangevraagd). Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat het gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. Zonder VOG kun je helaas niet als vrijwilliger actief zijn. Het beleid van Scouting Hintham is dat de VOG elke drie jaar worden geactualiseerd.

Gedragscode

Door Scouting Nederland is een gedragscode (Gedragscode) ten aanzien van grensoverschrijdend gedrag vastgesteld. Hier staat in wat wel en niet gewenst is in de omgang tussen vrijwilligers en jeugdleden. Alle leden en vrijwilligers van Scouting Nederland worden geacht kennis te hebben van deze gedragscode en hiernaar te handelen. Alle vrijwilligers van Scouting Hintham onderschrijven de gedragscode zoals die opgesteld is door Scouting Nederland.

De Gedragscode Scouting Nederland is hier te vinden.

Calamiteiten

Als er sprake is van een calamiteiten situatie, zoals grensoverschrijdend gedrag, een ongeluk of een sterfgeval, staat staf en bestuur voor je klaar. Daarnaast hebben wij ook een vertrouwenspersoon in onze groep.

Ook kun je via het team Sociale Veiligheid van Scouting Nederland altijd contact opnemen met het landelijk opvangteam. Dit team bestaat uit landelijk vrijwilligers die groepsbesturen adviseren over hoe ze hiermee om kunnen gaan. Deze vrijwilligers zijn ervaren in de hulpverlening en hebben veel ervaring met dit soort situaties. Zij verwijzen Scoutinggroepen indien nodig door naar de juiste instanties. Het team Sociale Veiligheid is 24 uur te bereiken (na kantoortijden via een bereikbaarheidsdienst) op: 033 496 09 11

of via de e-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. / Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon kan worden benaderd als je een probleem hebt dat je niet wilt of kunt bespreken met iemand van de leiding of het bestuur. Dit geldt zowel voor stafleden, jeugdleden als ouders.

We hopen dat niemand de vertrouwenspersoon echt nodig zal hebben, omdat het natuurlijk beter is als je problemen direct met elkaar bespreekt. Ook willen we onderstrepen dat het eerste aanspreekpunt bij problemen altijd de staf of het bestuur is, tenzij je dringende redenen hebt om direct naar de vertrouwenspersoon te stappen.

Als groep hebben we twee vertrouwenspersonen: Daan de Schepper en Freeke Valenkamp. Beiden zijn oud-stafleden van onze vereniging en zijn al enige jaren niet meer actief als staflid. Daardoor staan ze op enige afstand van de vereniging maar weten wel hoe scouting in elkaar zit. Via een landelijk team van Scouting Nederland kunnen ze ook worden ondersteund bij specifieke vragen.

Ik ben Freeke Valenkamp, 40 jaar, gelukkig getrouwd en moeder van twee zoontjes.

Mijn passies zijn dansen en zingen en lekker gek doen. Ik werk parttime als implementatie specialist bij een software bedrijf en daarnaast heb ik een massagepraktijk aan huis.

Ik ben van mijn 5e tot mijn 30e actief geweest bij de St Christoffelgroep (Scouting Hintham), waarvan 15 jaar als staflid bij de Esta's.

Toen is mijn oudste zoon Hugo geboren en is scouting wat naar de achtergrond geraakt. Maar toen Hugo 5 was, is hij bij de bevers begonnen en nu zit hij met veel plezier in zijn 3e jaar van de Welpen Estahorde.

Het lijkt me leuk om zelf ook weer meer betrokken te zijn bij de groep en naast te ondersteunen als vertrouwenspersoon, ook mee te helpen bij groepsactiviteiten.

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

2: Fysieke veiligheid

Veiligheid begint bij preventie. Om die reden bieden we met enige regelmaat voor onze stafleden trainingen aan. Deze kunnen ze via Scouting Nederland, of de regio volgen. Daarnaast hebben we zelf een aantal cursussen ontwikkeld waarbij we met name jonge stafleden een goede basis bieden om ervaring op te doen en te leren. Hierbij besteden we onder andere aandacht aan eerste hulp, brand, ontruiming.

EHBO

Binnen elk speltakstafteam geven we twee stafleden de mogelijkheid om een volwaardig EHBO-diploma te halen. Daarnaast bieden we ook regelmatig een avondcursus aan waarin ervaren stafleden ingaan op de eerste beginselen van de EHBO.

Gebouw

Begin 2020 zijn onze blokhutten weer door de Brandweer/ Gemeente gecontroleerd.

De aanwezige blusmiddelen en EHBO-kisten worden ook jaarlijks gecontroleerd.

3: Digitale veiligheid

Op 25 Mei 2018 is de nieuwe Europese GDPR-wetgeving in werking getreden. GDPR staat voor General Data Protection Regulation. In Nederland is sinds het begin van 2018 al de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking.

Voor de verwerking van lidmaatschapsgegevens maken we gebruik van de privacy regelement van Scouting Nederland. Voor het privacy beleid van Scouting Nederland verwijzen we naar www.scouting.nl/privacy.

Daarnaast hebben we voor onze groep enkele specifieke aanvullingen gemaakt omdat we voor het spelen van het scoutingspel naam en adresgegevens verwerken, maar vaak ook over medische gegevens van onze leden moeten beschikken. Het is immers niet mogelijk om een programma, weekend of kamp te draaien zonder te weten wie we moeten bellen als er iets misgaat, of zonder kennis te hebben van de medische gegevens of gegevens over allergieën van onze leden

De laatste versie van ons privacy regelement is hier te vinden.